Esclave ou maître des technologies ? A vous de choisir…

Lundi matin. Au bureau. Votre boîte aux lettres affiche 85 nouveaux e-mails. Parmi ceux-ci, celui de votre manager, qui vous rappelle une importante réunion. Il vous a déjà laissé un message vocal et un SMS. Et maintenant, deux pop-up jaillissent sur votre écran : un rappel du calendrier et un message instantané. La semaine débute à peine que, déjà, le stress électronique vous guette. Etat des lieux et conseils pratiques pour reprendre la main.

 24 minutes pour se reconcentrer à chaque réception d’un e-mail

Une étude menée par des chercheurs de Microsoft montre que quand notre travail a été interrompu par la réception d’un nouvel e-mail, nous mettons environ 24 minutes pour retourner à la tâche interrompue. Beaucoup d’entre nous utilisent cette occasion pour consulter d’autres messages non lus ou pour effectuer des activités indépendantes comme envoyer un message à un ami ou pour surfer sur Internet. Résultat : la charge de travail supplémentaire résultant de ces diversions impose souvent de se coucher plus tard afin de boucler son travail.

Le règne de la fausse urgence

Les technologies de l’information et de la communication raccourcissent également les cycles de décision. Comme l’explique le sociologue  Yves Lafargue, « Entre l'envoi d'une correspondance courrier et sa réponse, il se passait une semaine. Délai qui donnait le temps de la réflexion, et qui se compte aujourd'hui en secondes ». Cette instantanéité fait naître un sentiment de fausse urgence. Comme si la vitesse de transmission de l'information conditionnait celle de la réponse à apporter en retour.

Halte à l’infobésité !

Un cadre reçoit en moyenne 150 messages par jour. Mal ciblés, imprécis, trop lourds... Les messages inutiles sont légion. Selon une étude Microsoft/Novamétrie, 76 % des dirigeants informatiques ont constaté une utilisation inadaptée de la messagerie électronique dans leur entreprise. Et certaines dérives perdurent, comme l'effet parapluie, qui consiste à mettre son supérieur en copie pour se prémunir en cas de dossier sensible, ou la diffusion d'e-mails tous azimuts à des fins d'autopromotion. Le pire étant les messages en cascade de type «  Re: Re: Re: Re... Entre le premier courrier et le dernier, le problème a bien souvent été résolu ou a changé de nature.

5 bonnes pratiques pour prévenir le technostress ?

Quelques pratiques de bon sens devraient permettre d’éviter les principales causes de stress électronique.

1. Bannissez l’envoi des mails professionnels à partir de certaines heures de fin de journée, la nuit, le week-end et en vacances. Informez-vous sur les moyens de programmer leur envoi pendant les heures de travail.
2. Contribuez à endiguer la « marée » des mails qui nous déconcentrent en appliquant plus de discernement dans le choix des destinataires et en évitant les envois inutiles.
3. Pour traiter les e-mails agressifs, ne répondez pas du tac au tac et décrochez votre téléphone. Pour les e-mails stratégiques, laissez passer la nuit.
4. Pour traiter plus sereinement les informations, appliquez la matrice d’Eisenhower, en fonction de l’urgence et de l’importance des actions à entreprendre : traiter l’urgent et l’important dans l’immédiat, programmer l’important non urgent, déléguer si possible l’urgent non important, et renoncer à traiter le non urgent et le non important.
5. Evitez la déshumanisation des échanges. Quand deux collègues situés à proximité s'échangent des e-mails plutôt que de se parler, ils ne communiquent plus.

Le saviez-vous ?

• D’après une étude menée auprès d’un échantillon de 4 000 utilisateurs américains de courriers électroniques, 46 % des personnes étaient « prisonnières » de l’e-mail. Près de 60% d’entre eux relevaient leurs messages dans la salle de bain, 15 % à l’église (alors que le pays est très catholique) et 11 % cachaient le fait qu’ils vérifiaient leurs messages à partir de l’appareil de leur conjoint ou d’un autre membre de la famille.