Comment gérer vos entretiens professionnels (comme un pro)

Chaque entretien professionnel se caractérise par une démarche particulière. Il met en jeu des techniques, des attitudes, des tactiques.  Il est essentiel de bien discerner l’intention principale de l’entretien et de cibler son action. Il est déconseillé de vouloir poursuivre des buts trop différents lors d’une même entrevue. Plus un entretien est ciblé, plus on gagne en efficacité

Fixation d’objectifs : communiquer

Les entretiens de fixation d’objectif donnent l’occasion au manager de s’assurer que chacun est « sur la même longueur d’onde ». Ce préalable permet de déléguer au collaborateur les objectifs qu’il doit atteindre dans les meilleures conditions. Pour garantir le succès de ces missions, les objectifs doivent être : spécifiques, mesurables, acceptables, réalistes et liées au temps. Les tâches demandées doivent être cadrées et complètes.  En sortant de cet entretien, le collaborateur doit savoir précisément ce qu’on attend de lui, l’autonomie dont il dispose, les moyens qui lui sont accordés et les étapes de contrôle qui jalonneront l’accomplissement de sa mission.

Feed-back : déléguer/contrôler

L’entretien de feed-back permet au manager et à son interlocuteur d’affermir et de renforcer leur relation en traitant réellement les problèmes posés. Pour que cette négociation soit concluante, il faut que les intérêts primordiaux de chacun soient préservés et que l’échange ait lieu dans un climat positif. C’est le moment ou le manager donne de l’information en retour à son collaborateur. C’est donc une information concernant la manière de faire ou le comportement d’un collaborateur, ayant pour but de renforcer, d’améliorer ou de corriger cette manière de faire ou ce comportement.

Le feed-back doit :

·      s’appuyer sur l’observation des faits et non sur leur interprétation ;

·      soutenir et favoriser des comportements positifs ;

·      clarifier les relations et la communication entre personnes ;

·      donner des indications sur ce qui était recherché (il ne se contente donc pas de souligner ce qui va ou ce qui ne va pas) ;

Emettre un feed-back exige du manager qu’il sache comprendre la manière dont son interlocuteur le reçoit, qu’il sache l’observer et l’écouter lors de cette communication. Le manager est en effet très impliqué dans la situation, puisqu’il est engagé affectivement, intellectuellement dans la relation avec son collaborateur. Lorsqu’il est bien donné, le feedback augmente l’ouverture et la confiance.

Important !

1. Donner, demander, recevoir du feed-back doit être une activité qui soutient la relation.

2. Le feed-back doit pousser la personne à faire davantage ou mieux.

3. Donner un feed-back signifie : émettre un avis sur la manière de faire et sur le comportement et non pas donner son opinion sur les qualités de la personne.

Evaluation : contrôler et motiver

Pour que l’entretien d’évaluation présente une réelle validité, il faut que des objectifs concrets et précis aient été discutés, définis, négociés et que les parties en présence se soient mises d’accord sur les moyens et les critères d’évaluation. Il ne peut y avoir d’une part une personne impliquée et d’autre part un juge extérieur à la situation.

Coaching : accompagner et développer

L’entretien d’accompagnement nécessite de la part du manager une attitude ouverte, détendue et neutre. Cette relation d’aide exclut tout jugement, évaluation ou interprétation. Dans un climat de sérénité, elle doit permettre au collaborateur de renforcer son autonomie, d’exploiter au mieux son potentiel et de trouver en lui les ressources et les solutions nécessaires à l’accomplissement de sa mission.