Gérer un surcroît de travail ? Pas de panique ! – (1ère partie)

Rien à faire, vous avez beau retourner le problème dans tous les sens, vous êtes bel et bien débordé, au bord du découragement face au monceau de travail qui vous attend et qui grandit au rythme incessant des sollicitations de vos collaborateurs. En plus des techniques d’assertivité permettant de dire non aux demandes abusives, certaines pratiques peuvent vous aider à venir à bout d’un excès de travail. Appliquées avec rigueur et sans états d’âme, elles vous aideront à accomplir des miracles.

 Dégagez du temps

·      Décidez à l’avance du jour choisi pour mettre de l’ordre sur votre bureau, et écrivez-le sur votre agenda à l’encre indélébile. Ne permettez à rien d’autre de déplacer cet engagement. Traitez-le comme si cette rubrique de votre agenda était une réunion vitale.

·      Les soirées et les WE sont loin d’être l’idéal pour rattraper le temps perdu car il est impossible de déléguer à ces moments là ni d’exécuter les travaux possibles seulement aux heures ouvrables. Mais vous pouvez toujours utiliser ces parenthèses pour préparer vos dossiers  et arriver au bureau avec les tâches à déléguer et celles à faire vous-même

·      Si vous ne pouvez absolument pas dégager autant de temps d’un seul coup, pourquoi ne pas commencer à travailler une heure plus tôt pendant une semaine ? Ceci vous procure cinq heures avant que les autres n’arrivent au boulot avec le cortège de sollicitations que cela suppose. Soyez strict envers vous-même et interdisez-vous, pendant ces 5 heures, de faire quoi que ce soit d’autre que de résorber votre travail en retard.

Recentrez-vous sur vos objectifs

Même si vous n’avez que quelques heures pour résorber votre travail en retard, vous devez quand même consacrer quelques minutes à ce point fondamental. Il vous permettra de mieux calibrer vos urgences et vos priorités.

Malgré les réunions, les coups de fil, les budgets, les demandes d’information, les factures à approuver, n’oubliez pas que votre fonction essentielle consiste en autre chose : développer les ventes, augmenter le niveau de satisfaction des clients, améliorer la productivité et toutes autres missions pour lesquelles la société vous paie.

Si vous n’avez aucune idée de ce qu’est votre objectif, quelque chose ne va pas dans votre entreprise. Votre description de fonction devrait être plus explicite.

Organisez vos « To Do »

Même si vous avez envie de passer immédiatement à l’exécution du travail en retard, prenez le temps nécessaire à la planification, vous ne le regretterez pas, à terme.

D’un point de vue psychologique, une bonne partie du problème que vous pose une surcharge de travail est que vous la percevez comme une nébuleuse disparate. Certaines tâches sont dans votre ordinateur, sous forme de papiers ou de messages vocaux. Résultat : vous ne savez pas comment vous y prendre. Dès que vous aurez réduit ce magma sous une forme que votre cerveau peut gérer, vous sentirez votre moral remonter en flèche !

Comment procéder ?

Commencez par tout poser sur papier.

-       Mettez par écrit sur des feuilles séparées les travaux qui n’existent pour le moment que dans votre tête.

-        Imprimez les notes, e-mails et autres fichiers utiles.

-       Mettez aussi par écrit tous les engagements importants de votre agenda et tout spécialement ceux qui posent problème.

-       Pour éviter d’être envahi par les post it et autres bouts de papier, gardez sur vous un petit carnet ou vous inscrirez toutes les (mini) notes inclassables ainsi que les idées qui vous trottent par la tête. En emportant ce carnet partout avec vous, vous pourrez ainsi consacrer chaque temps mort à faire avancer certains points.

-       Vous pouvez maintenant trier vos piles de papier, une pile par travail important.

-       Classez ce qui reste (les travaux isolés ou apparentés qui ne forment pas vraiment un dossier) en:

    « Divers » : si cette pile devient trop importante, essayez de dégager de nouveaux dossiers. Plusieurs documents épars concernant des collaborateurs, des missions d’intérim et autres déménagements d’équipier peuvent créer un nouveau dossier « gestion du personnel », par exemple.

     « A jeter »: n’hésitez pas à jeter tout ce que vous pouvez !

A la fin de cet exercice de tri, vous devriez avoir, en plus de vos piles « divers » et « à jeter », une demi douzaine ou une douzaine de tas importants et quelques tas plus petits.