Gérer un surcroît de travail ? Pas de panique ! – (2ème partie)

Avant de vous attaquer à vos dossiers, consacrez le temps nécessaire à les mettre dans le bon ordre en fonction de leur importance et de leur degré d’urgence.

-       Les dossiers importants sont ceux qui vous rapprochent de l’atteinte de vos objectifs. Notez chaque groupe de travaux A, B, C. A voulant dire que le dossier est en plein dans votre objectif et C qu’il n’a pas grand-chose à voir avec lui.

-       Déterminez le degré d’urgence indépendamment de l’importance.

 Après avoir fait ce travail, classez vos dossiers en tenant compte des 2 facteurs :

1.   Urgent et important

2.   Urgent

3.   Important (A)

4.   Important (B)

5.   Important (C)

Il est très tentant de faire passer les travaux qui vous plaisent en haut de votre liste et de reléguer en bas ceux qui vous rebutent. Ne tombez pas dans ce piège : soyez impitoyablement objectif en matière de priorité, sous peine de vous retrouver dans le même embarras qu’au début.

Choisissez votre plan d’action

Maintenant que vous savez dans quel ordre attaquer les groupes de travaux, vous pouvez passer à l’action. Vous disposez de 4 possibilités.

1.   Jeter : vous avez déjà mis au rebut certains documents mais il s’agit maintenant de ne plus faire dans la dentelle. Vous n’avez ni le temps, ni la place de faire des choses  qui ne sont pas indispensables. Quelles sont les chances que vous regrettiez cette gestion par le vide ? Une chose sur dix, peut-être rebondira. Mieux vaut tout jeter maintenant et en supporter les conséquences éventuelles et mineures plus tard.

2.   Déléguer : cfr Spirit de novembre et décembre 2005

3.   Reporter : Si un travail doit être fait par vous mais n’est pas urgent, vous pouvez évidemment le faire plus tard. Admettez seulement que cela n’a pas de sens de différer dix jours de travail à faire d’ici la fin de la semaine prochaine en les ajoutant à la charge de travail déjà prévue

4.   Faire : tout ce qui en peut être jeté, délégué ou différé devra être fait.

Voici quelques conseils pour établir votre programme après avoir tout trié selon les 4 catégories.

-       Commencez par déléguer tous les travaux urgents qui peuvent l’être.

-       Distinguez les travaux que vous pourrez déléguer plus tard quand vos collaborateurs auront encaissé le choc de la pile de dossier que vous venez de leur remettre.

-       Programmez ensuite vos travaux les plus urgents, mais, à moins qu’ils ne soient importants, ne leur affectez pas trop de temps

Comment estimer le temps disponible pour chaque dossier ? Il suffit d’examiner le nombre de groupes à traiter et le temps dont vous disposez. Par exemple, si vous avez 4 heures et 8 groupes, vous devez en moyenne affecter une demi heure à chaque groupe. Procédez aux réequilibrages nécessaires en soustrayant/ajoutant du temps en fonction de la spécificité de chaque dossier.

Quel que soit le programme que vous avez fixé, respectez-le. Si vous prenez de l’avance, c’est bien. Mais ne vous laissez pas aller à prendre du retard. Vérifiez régulièrement l’heure pour vous assurer que vous êtes dans les temps.