« Je vous fais confiance » ou 10 excellentes habitudes pour bien déléguer

Déléguer est un art dont les limites restent floues, puisqu’elles passent par un recrutement adéquat, la motivation et l’esprit d’équipe, le leadership éclairé et le suivi et contrôle des tâches. En voici les grandes règles, sachant que, comme dans tant d’autres aspects du management, c’est en étant à l’écoute de votre expérience que vous parviendrez à mieux maîtriser l’art de la délégation.Quelle que soit votre personnalité, vous gagnerez énormément de temps en prenant ou en développant petit à petit les bonnes habitudes suivantes.

1     Ne déléguez pas les « patates chaudes » ! Attention à ne pas déléguer les problèmes récurrents ou les dossiers ennuyeux. Selon certains, la clé du succès, c’est de déléguer avec enthousiasme. Repoussez les deux tentations du manager
Par facilité, vous avez tendance à faire ce que vous savez ou ce que vous aimez faire (de la vente, de la recherche ou être sur le terrain comme auparavant). Rappelez-vous qu’on ne vous paie pas pour faire mais pour manager.

2     Identifiez vos points forts et vos points faibles.
Etablissez une liste objective en vous appuyant sur vos expériences passées. Répertoriez également les missions qui sont de votre seul ressort. Isolez les tâches pour lesquelles vous êtes irremplaçables : les autres pourront être déléguées. Procédez de même pour vos collaborateurs. Par exemple : Classez les tâches en A, B ou C en fonction de leur importance stratégique ou opérationnelle. Réservez –vous les tâches A et B. A priori ces tâches importantes sont de votre responsabilité. Mais vous pouvez en confier certaines parties à vos collaborateurs ou les faire participer à leur exécution dans un groupe de projet. C’est un bon moyen de les former et de les motiver. Déléguez les tâches classées C. Pour chacune, de celles-ci, repérez les compétences requises et le collaborateur qui serait le plus à même de la traiter. Vérifiez sa disponibilité pour l’échéance. Précisez les limites de la délégation.

3     Donnez  à votre collaborateur(trice) les moyens de réaliser sa tâche dans de bonnes conditions. Indiquez-lui les ressources humaines, financières ou techniques sur lesquelles elle peut compter. N’oubliez pas non plus d’avertir les autres membres de l’équipe de leur éventuelle contribution à cette mission.

4     Insistez sur les résultats à obtenir, pas sur la méthode. Si vous demandez à quelqu’un de réaliser un document, ne le bombardez pas de directives concernant le grammage, la couleur ou le format du papier, etc. Assurez-vous seulement qu’il a bien compris l’objectif recherché, qu’il connaît le budget, les contraintes d’image de votre entreprise et les délais prévus pour ce travail.

5     N’oubliez pas de fixer à votre collaborateur des rendez-vous réguliers pour faire le point et soulever les doutes éventuels qu’il pourrait avoir en cours de route. Respectez les bornes que vous avez vous-même établies. Et ne laissez pas vos collaborateurs vous solliciter exagérément, même si cela vous flatte !

6     Décrivez l’impact et l’importance que ce travail aura pour l’entreprise ou le service dans lequel il est réalisé (c’est une manière de responsabiliser votre collaborateur) et faites entrevoir les conséquences possibles à son égard (récompenses financières, psychologiques ou évolutives, nouvelle responsabilité…)

7     Refusez la délégation inverse : n’acceptez pas qu’une tâche que vous avez déléguée revienne sur votre bureau comme un boomerang. Apprenez également à vos collaborateurs à gérer les difficultés qui peuvent surgir. Vous n’avez pas besoin d’un problème de plus à résoudre, obligez vos collaborateurs à envisager toutes les solutions. Ne laissez pas vos collaborateurs vous déléguer les aspects du travail qu’ils n’aiment pas.

8     Dites ce qu’il ne faut pas faire, pas ce qu’il faut faire. Si vous connaissez les pièges ou les zones à risque du travail demandé, indiquez-les.

9     Sanctionnez les résultats d’une manière ou d’une autre. N’oubliez pas de complimenter votre collaborateur quand un travail est bien fait. S’il ne l’est pas dites lui comment changer de cap.

10 Déléguez aussi le droit à l’erreur : les erreurs sont inévitables et souvent constructives, faites en sorte que vos critiques le soient aussi. Montrez où se situe l’erreur et comment elle peut être évitée. Se contenter d’exprimer des reproches ne fera qu’inciter votre collaborateur à ne plus prendre de risque, donc d’initiative, et par conséquent la pousse à s’en remettre à vous, réduisant à néant les bénéfices de la délégation. 

Attention !

L’un des risques quand on délègue un travail est de ne jamais le voir réapparaître ou dans des conditions telles qu’il est méconnaissable. Si vous avez la fâcheuse habitude de donner du travail et  de ne plus vous en soucier ensuite, soyez sûr que cela ne tombera pas dans l’oreille d’un sourd. Pourquoi se démènerait-on pour quelque chose que vous oublierez de toute façon.

Le fait d’établir des échéances et de les respecter donne à l’entreprise un rythme permettant aux décisions d’être prises plus rapidement et aux tâches d’être réalisées dans les délais prévus.