Malgré les urgences, organisez vos réunions comme un pro !

Vous avez l’initiative et c’est à vous qu’il incombe d’organiser les rencontres de travail de (et avec) vos collaborateurs. Malgré les urgences du quotidien, un minimum de préparation s’impose. Loin de vous faire perdre du temps, cette étape d’organisation vous permettra d’atteindre des résultats inespérés.

Pour retirer un maximum de ces réunions, pensez à vous inspirer de ce récapitulatif.

• Préparer un ordre du jour pour gagner du temps
  N'essayez pas d'éviter l'ordre du jour. Il ne prendra que quelques minutes ou quelques heures de votre temps que vous récupérerez au moment de la réunion. Un bon ordre du jour doit être rédigé à l'avance, contenir tous les points à discuter et, surtout, il doit être présenté à tous les participants avant le jour de la réunion. Plus qu'un simple énoncé des sujets, l'ordre du jour sera plus efficace s'il précise qui veut quoi, de quelle manière et dans quels délais 
• Clarifier l’objectif de la réunion
  Avant de convoquer une réunion, il faut se demander : qu'est-ce que je vais avoir en sortant que je n'avais pas en entrant ? Une source fréquente de difficulté vient du flou des objectifs de la réunion. Avoir un thème de discussion, un sujet à traiter, ce n’est pas encore avoir défini un ou des objectifs. On peut vouloir : informer, s’informer, échanger, partager, discuter, poser ou résoudre des problèmes, négocier, évoluer… 
• S’assurer que le groupe est bien constitué
  Le choix et le nombre de participants conviennent-ils à l’objectif de la réunion ? Quel est le pouvoir de décision de chacun ?

• Vérifier la légitimité de l’animateur 
  Est-il bien choisi en fonction de ses capacités d’animation et des caractéristiques du groupe. Il n’est jamais sain que le rôle de meneur de jeu revienne à la personne la plus élevée dans la hiérarchie : les participants sont souvent plus timorés. Si vous occupez le poste le plus élevé, confiez l’animation des débats à la personne la plus qualifiée ou informée sur le sujet, en précisant qu’en l’absence de consensus, vous vous réservez la possibilité de trancher.
• Préciser les attributions du groupe
  Sont-elles claires ? Le processus de décision est-il bien défini ? Comment se fait la cohésion avec les décideurs extérieurs au groupe ?
• Déterminer les rôles
  A-t-on prévu et réparti les différents rôles au sein du groupe (organisateur, secrétaire, animateur…).
• Vérifier la préparation
  Est-elle bien organisée sur le fond du sujet en termes d’informations, de documentation. Les aspects matériels (salle, projecteur, etc) sont-ils OK ?
• Prévoir l’accompagnement et le suivi de réunion
  Vous devrez vous assurer que les actions décidées seront effectivement mises en œuvre. Ce contrôle à posteriori demandera une énergie farouche ! L’efficacité d’une réunion se prouve par ce qui se passe entre les réunions.
  Veillez à ce que le suivi ait lieu endéans les 48h (ou dès le lendemain, si possible). Il peut s’agir par exemple d’un bref contact report reprenant l’essentiel des discussions: décisions prises, personnes concernées, délais de réalisation.

Astuces pratiques

-   La réunion idéale ne devrait pas se tenir le lundi ou le vendredi. Le mardi serait plus approprié. Dans l’industrie de l'automobile, on a déjà constaté que les voitures construites le lundi avaient plus de problèmes que les autres. Le lundi, c'est la journée où l'on reprend contact avec le travail. Quant au vendredi, inutile de dire pourquoi les participants seront assis sur le bout de leur chaise...

-  Pour réduire les arrivées tardives, évitez de programmer une réunion à une heure ronde. Exemple : 8h50 est psychologiquement plus efficace que 9 heures.