L’entretien d’évaluation est, ou devrait être, un moment
crucial dans la relation manager-collaborateur. Le but de ce tête à tête, très
attendu par les salariés, consiste à faire le bilan de l’année écoulée et à
préparer celle qui vient. Seule une bonne préparation vous permettra de retirer
un maximum de ce moment de dialogue privilégié. Pour vous y aider, voici les
bonnes idées que nous ont soufflées les meilleurs praticiens.
Etablissez une
liste de questions
Ne vous fiez pas à votre sens de l’improvisation. Pour être
pertinent, vous devez savoir où vous allez. Surtout si au cours de l’année, une
grosse erreur s’est produite ou un échec est intervenu. Qui en est véritablement
responsable ? Et à quel degré ? Impossible de faire l’économie d’une
préparation écrite et circonstanciée. Notez sur une fiche les questions à poser
absolument. Elles doivent représenter en moyenne 50% de l’entretien
d’évaluation. Tenez-vous en à des interrogations précises. Ce sont les seules
dont vous tirerez des réponses concrètes.
N’éludez pas les
ennuis ou les échecs
Prévoyez par exemple de demander :
-
Qu’est-ce qui a fait
que le contact se soit rompu ?
-
Comment les choses en
sont-elles arrivées là ?
-
Comment le groupe
a-t-il réagi ?
-
Quelle impression en
avez-vous retiré ?
Songez aussi à
interroger votre subordonné sur ses bons résultats de l’année
« Qu’est-ce qui explique que vous avez remporté ce
marché ? Que proposait notre concurrent ? Comment avez-vous réussi à
respecter les délais ? Aligner ces questions sur papier vous facilitera la
tâche. Délivré de la peur du blanc, vous gagnerez en sérénité et en
concentration.
Attention !
Un entretien d’évaluation n’est pas un interrogatoire de police
Même si vous abordez des sujets délicats, veillez à
conserver un ton neutre et bienveillant. N’enchaînez pas plus de 2 ou 3
questions sous peine de passer pour un inquisiteur et de bloquer le
dialogue. Pensez, de temps à autre, à
reformuler en les synthétisant les propos de votre collaborateur.
Commencez par
mettre votre interlocuteur à l’aise puis lancez-vous en recourant au tandem de
questions : « Qu’est-ce que ? » et
« Comment ? ».
La première formule vous éclairera sur le sens que votre
collaborateur donne à son job au quotidien, « Qu’est-ce qui vous a
intéressé dans ce projet ? » « Quel enseignement avez-vous tiré
de la perte de ce client ? Qu’est-ce que vous attendez de vos
équipiers ? ».
Le « comment » est davantage axé sur des éléments
concrets : « Comment pensez-vous vous y prendre pour renouer le
dialogue ?, Comment votre assistante a-t-elle réagi quand vous lui avez
annoncé le changement de procédure ? ». Ces formulations incisives
vous apporteront beaucoup d’informations en ne donnant à votre interlocuteur
aucun indice sur la réponse escomptée.
Approfondissez
grâce aux formules de relance
Lorsque vous commencez à avoir les idées claires, utilisez
les questions de relance pour approfondir certains points. Méfiez-vous de la
question « Pourquoi ?», très culpabilisante et parfois bloquante. Ne
l’utilisez que pour voir jusqu’où votre interlocuteur peut pousser un
raisonnement. Pour en savoir plus, procédez de préférence par petites
touches : « En quoi ? », « Dans quelle mesure ?,
« En quel sens ? », « Dans quel cas ? », ou
encore « Par rapport à quoi ? ». Ces tournures sont très peu
utilisées par les managers souvent pressés d’aller droit au but. Pourtant,
grâce à elles, votre collaborateur aura l’impression d’être écouté et vous
fournira spontanément davantage de détails.
Servez-vous des
questions « miroir » pour préciser les points qui vous semblent
importants
Il s’agit de rebondir à partir des réponses de votre
interlocuteur pour l’inciter à préciser sa pensée ou à développer ses idées.
« La concurrence est rude actuellement sur les prix ! »
« Sur les prix ? » « La présentation m’a déçu. »
« Déçu ? »
Terminez
l’entretien en posant des questions fermées
Les questions fermées sont celles auxquelles on ne peut
répondre que brièvement. Mieux vaut y recourir à la fin de l’entretien, car
posées trop tôt, elles bloqueraient le salarié en le poussant dans ses
retranchements. Mais elles s’avèrent précieuses pour sortir du flou. Si votre
interlocuteur vous dit « Cela m’a pris un temps bête ! »,
n’hésitez pas à lui demander
« Combien ? ». Recourez à tous les pronoms, adverbes et
conjonctions de votre répertoire : qui, quoi, quand, où, lequel, combien.
Les questions fermées sont aussi indispensables pour valider la perspective
d’une promotion. « Cela vous intéresse-t-il d’accéder à cette nouvelle
fonction ? ». Seul un oui ou un non vous permettra d’évaluer la
décision à prendre.
Source :
Management n°139
« L’entretien d’évaluation »,
Jacques Teboul, Dunod
« Conduire vos entretiens
d’appréciation », Brigitte Sivan, Insep Consulting
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